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ERP系统中应注意的几点问题


一、引言

  企业资源计划概念最早出现在上个世纪90年代的美国,是建立在信息技术基础之上的先进的系统化管理思想。伴随着计算机技术的广泛应用,在经历多年发展后我国很多企业对于ERP已从最初的认识阶段逐步走向深度个性化应用,市场上也涌现出多家技术成熟、实力雄厚的本土ERP系统提供商。如何正确评估自身技术能力,做好具体需求分析和规划,保证系统成功实施,使ERP真正为企业发展助力,日渐成为现代企业治理行为中的重要一环。

二、ERP的内涵及其对现代企业的重要作用

  (一)ERP的内涵

  企业资源计划ERP起源于流程型企业管理理念,是将先进的信息技术融入现代企业管理,提供将企业内部管理与外部市场环境相结合、科学有效地整合各方资源的信息平台,合理安排企业的购、产、供、销等各个环节的活动,提高资本运营效率,规避潜在经营风险,激发企业技术创新,实现利益最大化。

  (二)ERP的重要作用

  1.ERP系统运用计算机技术将各类数据高度交汇,实现信息多层次、多部门统一平台管理,有效减少业务摩擦、降低运营成本,并可以通过建立自动预警机制为实现事前管理提供可能;

  2.ERP系统可将企业生产流程、供应链、财务控制、固定资产等资源进行充分协调,各类信息更加及时、准确地在职能部门间传递和共享,提高生产效率,激发企业活力。

  3.良好的ERP系统运作可大大缩短产品的研制和生产流程、优化工艺、降低消耗、减少人工失误、提高企业市场反应敏感度,为实现企业可持续和跨越式发展决策提供信息化基础支持。

三、现代企业ERP系统实施应注意的几点问题及策略

  (一)重视ERP信息系统软件选型,做好实施规划

  ERP系统是现代企业对资源合理配置要求的体现,是管理层对企业运行模式的思考。期初在选择软件系统服务提供商时,首先要考虑服务商的信誉、实力、对行业熟悉程度等因素,尽量选择资质优良、服务能力强、对本企业所在行业特点有深刻理解和成功实施经验的供应商。其次,应从企业自身战略需要和信息化建设目标出发,加强系统分析人员与相关部门关键用户的交流沟通、了解具体业务需求,根据组织构架、管理特点、涉及业务范围等明确系统需要哪些功能,制定出符合企业实际、合理有效的分析报告。在可能的情况下提供部分业务数据,同ERP系统供应商共同进行有效性模拟测试以了解ERP系统构架,避免软件与实际业务脱节。在软件选型中,笔者认为最重要的是做出切合实际的需求分析,不盲从广告宣传,不贪大求多,选择具有高性价比的真正适合本企业的服务商及产品,这是ERP成功实施的第一步,也是关键一步。

  ERP实施往往伴随着企业大量人力、物力资源的投入,如果事先没有科学规划,不做好充分准备,往后有可能产生实施效果不理想、信息系统无法支撑企业经营活动的局面,制约企业未来信息化发展目标的实现。因此ERP实施要与企业的发展规划紧密地结合起来,突出特点、详细设计方案、分步平稳推进。

  如前文所述,为保证系统有效实施,企业应成立由多个业务部门组成的项目组对业务流程进行梳理,同时认真评估本企业所在行业特征、所处的竞争环境和企业内部当前信息化应用规模、基础设施建设和技术能力等情况,结合需求分析提出具体可行的实施规划,交各使用部门反复确认。若是跨行业集团型企业则应从核心主业着手,首先考虑契合主要产业的规划方案,保证主业优势能够通过信息化手段得到最大程度提升。

  (二)统筹兼顾,分步实施

  ERP是将企业供应链,资金流,信息流等资源进行整合的集成管理,实施时除了统一规划还要有动态的进度协调和部署。循序渐进,避免由于业务需求整合不到位而造成信息孤岛或重复建设等问题,削弱模块间的协同效用,降低系统应用价值。在ERP实施过程中采取分步推进的方式能够降低企业实施难度,增加风险可控性,最大限度避免不合理的沉没成本投入。

  完整的ERP系统一般包含资产财务、产品生产、供应链、人力资源、客户关系等功能模块,它们各自对应企业里不同的关键用户,实际生产中独立工作又有机协同。具体实施操作时可以以产品流程为核心、财务控制为总领定义统一规范的集团基础数据和信息平台,整个过程强调面向不同业务间的信息收集和分析。采取分模块实施的方法,从初始就注意业务数据与财务平台交互的有效性和完整性。建立好的模块上线前进行功能测试,确保信息准确传递和系统运行稳定,真正达到财务与业务的无缝衔接与有效协同。在阶段性工作完成后及时总结不足,并将前一阶段积累的成功经验为下一阶段所借鉴。

  (三)重视关键用户培训,加强人才积累

  ERP实施需对企业的业务流程重组。若操作人员对以信息技术为载体的ERP业务流程掌握不充分会导致系统使用效率低下、业务处理错误甚至误删历史数据等问题,打击员工工作热情、浪费开发成本。为保证系统平稳运行,必须对业务部门管理者及ERP使用最为广泛的财务人员、工艺技术人员等关键用户进行长期的内容丰富的应用培训,提高操作水平,并引入操作员上岗考核机制,确保ERP系统实施朝正确的方向进行。

  ERP建设是一项投入大、周期长的工程,而ERP系统的成功实施也必定会培养出一支既熟悉业务又懂计算机技术,同时具备良好沟通协调能力的复合型人才队伍,这对于企业来说是十分宝贵的人力资源。笔者认为企业应当将可持续发展的人才战略放在首位、合理规划,通过营造和谐的企业文化氛围和完善的激励机制加强员工对企业的归属感,充分发挥员工积极性,不断加深实施人员的理论与实践经验积累。加强复合人才积累,为后期系统二次开发及维护升级奠定智力基础。

  (四)完善管理制度,强化内部控制

  内部控制是指企业用于降低运营风险的各项活动和过程。企业实施ERP,应建立与其相适应的完善的内控管理制度,包括创造保障ERP稳定运行的科学规范的业务流程和编码体系,健全重要信息加密备份制度,完善服务器及网络管理条例,设立管理员权限以及严肃各项操作规程,同时还应重视软件版本升级等管理和维护以及适时进行杀毒软件的更新。

  以财务管理为例,ERP应用中会计业务工作均通过计算机完成,而便捷与风险共存的计算机网络环境使得会计信息有可能因遭受病毒入侵、数据被人为篡改、系统运行不稳定等而导致会计信息失真,甚至数据丢失、摧毁等风险。在财务内部控制中应加强网络环境下会计信息的审核和分析,确保会计信息的质量和安全。程序开发时企业应与服务供应商进行充分沟通,针对风险控制点在系统内嵌入安全程度较高的控制模块;ERP系统应用过程中制定统一的核算制度、科目体系、审核流程等,保证财务管理的有效性和严谨性;通过建立岗位责任制和不相容职务分离制度,结合权限设置对用户的系统访问、操作授权、数据查询、导入导出等行为进行控制,防止舞弊发生;做好访问日志,记录用户访问ERP系统的时间和内容,为日后的控制分析提供数据支持。

  综上所述,现代企业应针对自身实际,选择最合适的ERP信息系统软件,总体规划,采用边实施边调整的方式循序渐进地加以拓展,才能使信息资源在整个ERP系统价值链流通起来,最终实现管理提效,支撑企业高速发展。




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