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ERP系统如何进行内部审计


  ERP系统与企业传统的管理方法有着本质的不同,其通过流程重组,实现了企业的管理变革;通过系统集成,实现了信息的实时共享;通过流程控制,实现了绩效的动态监控;通过系统优化,实现了管理的持续改善。虽然ERP管理系统的成功实施能给企业带来信息资源集成和管理上的优势,但同时也给ERP实施后的内部审计工作带来了新的机遇和挑战,提出了更高的要求。

  一、ERP实施带来的风险与挑战

  企业的生产经营业务通过统一的ERP系统平台进行处理后,以往肉眼可见的线索都被掩盖起来,传统的审计线索从内容到形式都发生了变化,企业及员工的工作习惯、思维方式、信息载体、控制手段和管理模式等都发生了根本变化:舞弊和失误均由原来的手工操作变成了机器和系统程序操作;传统审计主要重点是在财会部门,企业业务的发生都由财会部门来记录;而当企业实施了ERP之后,企业业务的发生则是由生产部门开始,与采购、生产、销售、库存等环节是紧密相连的,传统单纯的财务审计需要向财务审计和业务审计相结合;如果仍然按传统的审计方法审计,这无疑给审计工作带来很大风险,信息化的发展给审计工作带来了机遇,更带来了严峻的挑战,因而,审计必须与时俱进,针对审计环境、对象和重点的变化,加强信息化建设,改变审计方式、手段和计划,使之与其相适应。

  二、ERP环境下内部审计需要做的工作及实务

  由于ERP的实施改变了企业原有的内部控制系统,企业会计核算环境、会计凭证的生成方式、财务人员的工作方式工作角色和防范风险的难度等都方面都发生了变化,因此ERP实施后的内部审计应从以下方面做好工作。

  1.转变观念,准确定位

  如果不转换审计观念,将审计仅仅局限为差错纠弊,势必将信息系统审计与当前中心工作对立起来。只有全面树立系统基础审计或信息系统审计的观念,才能理解信息系统审计的重要意义,实施ERP后,迫使审计人员调整思路、转变观念,参入企业内部管理的各个层面环节,由表及里,由外而内,从简单到复杂,将审计环节具体化,充分发挥审计的服务监督职能,借助管理会计的理念,从业务源头跟踪到业务的每一步操作,及时发现并合理规避企业经营风险。

  2.组织学习了解ERP

  ERP系统上线后,公司高层及审计领导给予其高度重视和关注,在高董及齐总的关心下,oracle工程师及顾问适时对审计部门专门进行ERP知识培训、对审计部门开放所有ERP查询功能等,为全体审计人员创造良好的学习、了解ERP的环境,使审计人员积极跟进;为开展ERP环境下的审计工作打好基础。

  3.转变审计模式,强化日常审计与重点审计相结合

  以往的内部审计,由于受计算机软件功能所限,数据资源不能共享等因素的制约,工作具有现场性和集中性的特点。ERP系统由于查询的手段和方法灵活多样,内部审计的手段和方法多样了、灵活了,随时随地只要能上网就可以实施审计,坐在办公室的电脑旁就相当置身于被审计单位的工作现场,可利用其先进的系统资源和数据共享优势,从系统上看凭证、看账薄、看报表,且不会给被审单位造成任何工作上的影响,使审计工作由集中性变为日常性。通过对系统表单的对比分析,如:通过财务报表的分析性复核、分公司经营分析会、预算分析会,对异常变化的各种数据指标、费用类型以及可能引起指标变化的各种原因,及时通过ERP系统查看凭证、账簿记录等,并进行跟踪分析,必要时可以通过传真、扫描或邮件的方式调阅分公司的原始资料,既节约了往返企业的各项成本,又大大提高工作效率,并及时对异常变动的分公司的各种原因做出分析。内审可以把精力集中放在流程的改进和重点事项上面去。

  4.强化监控,防范风险

  关注来自人员变动方面的风险,ERP各环节人员的变动,往往会给系统运行带来一些不规则的指令,造成系统不能及时匹配业务流程,如果人员变化频繁或者对出现的问题不能及时纠正,就会出现控制风险、经营风险等。如:对信用额度的增减变化,销售政策区域促销变化,付款条件的变化等,内部审计人员是一般不大可能及时了解和掌握这些信息,要想保证这些数据信息维护的及时性、准确性和完整性,就必须要建立健全维护企业正常运转的内部控制机制、内部监督机制和内部审核机制;因此,对原始数据录入的准确性、完整性的抽查、非集成数据记录的准确性检查、非直接生成报表的核对、利用ERP系统提供审计线索的功能,查阅相关修改记录并进行追查、是内部审计工作的切入点。

  综上所述,企业在信息系统环境下内部审计工作是越来越重要,作为内部审计人员要克服独立性较差和知识相对单一的缺陷,严格遵守审计职业道德规范,为防范和化解信息环境下的经营风险,促进企业提高经营管理水平,实现企业资产的保值增值作出努力。




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